Come si compila una fattura elettronica

Fattura elettronica

Giusy Pirosa

Vi state occupando di aggiornare il vostro sistema di gestione economica e finanziaria inserendo le novità previste dalla fatturazione elettronica, ma vi state anche chiedendo come si compila una fattura elettronica in concreto.

Questo perché avrete sentito che tale procedura è davvero difficile da svolgere e da seguire, e che sarà necessario avere conoscenze che non possedete.

In realtà, la fattura elettronica non è così difficile da compilare, ma dovrete semplicemente conoscere alcuni passaggi che vi consentiranno di rispettare la legge e di avere tutto in regola.

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Come compilare una fattura elettronica con i dati fondamentali

All’interno delle fatture elettroniche sono sicuramente da inserire i dati essenziali, quelli senza i quali non sarebbe possibile neppure identificare i soggetti che costituiscono le parti della transazione per la quale la fattura sia stata creata.

Quindi, a livello legislativo, dovrete controllare di aver inserito correttamente sicuramente i dati indicati di seguito:

  • La data di emissione della fattura;
  • Il numero progressivo della fattura;
  • I dati di chi abbia fornito il bene o il servizio. Questi dovranno comprendere il nome della persona, della ditta o dell’azienda, la ragione sociale, l’indirizzo, la Partita IVA, e qualora lo abbiate, anche il Codice Fiscale;
  • I dati di chi abbia acquistato il bene o il servizio, che comprenderanno gli elementi anagrafici (nome, e cognome), il suo indirizzo e il codice fiscale;
  • L’indicazione relativa alla quantità, al tipo di bene e al prezzo che sarà stato applicato;
  • L’indicazione riferita ad eventuali spese accessorie o sconti;
  • L’importo dell’IVA;
  • Il totale relativo alla fattura.

Per tutti questi elementi ora vedremo un piccolo approfondimento.

La data di emissione della fattura elettronica

La data di emissione della fattura sarà quella di consegna del bene o del servizio.

Per un bene “fisico” questa data potrà essere proprio quella di consegna del bene, mentre per un servizio sarà possibile indicare il giorno in cui la prestazione si è concretamente conclusa.

Il numero della fattura

Il numero di fattura elettronica sarà quello progressivo che avreste indicato anche per una fattura normale e cartacea.

La descrizione dei beni o dei servizi offerti

Si potrà qui fare riferimento al nome con il quale il bene o il servizio siano indicati e identificati all’interno del vostro catalogo.

Dovrete indicare, per i beni e i servizi, il prezzo, le unità e anche eventuali spese accessorie e sconti che avrete applicato.

I dati delle due parti del rapporto commerciale

A livello generale, anche questa parte non vede grosse differenze rispetto ad una fattura ordinaria e cartacea.

Tuttavia, proprio con riferimento alle innovazioni apportate dal sistema di fatturazione elettronica si potranno avere dei dati aggiuntivi rispetto a quelli che avreste trovato in una fatturazione classica.

Per il professionista, infatti, potrà essere indicato anche un Codice Identificativo, che molti hanno già, ma che tanti dovranno ancora farsi assegnare dall’Agenzia delle Entrate.

Il Codice Identificativo, infatti, consente di sapere in modo univoco chi sia stato ad emettere la fattura, e servirà anche durante eventuali controlli per fare una specie di doppia prova.

Per i privati cittadini non si ha ancora ben chiaro se sarà necessario avere un codice identificativo.

Per alcune interpretazioni sarà sufficiente la combinazione dei dati personali ed anagrafici con il classico codice fiscale.

La firma digitale e la fattura elettronica

Un altro elemento che dovrete considerare nel momento in cui compilerete la fattura elettronica è costituito dalla firma digitale.

Questa per molti professionisti non è una novità, in quanto risultava necessaria già per svolgere altre operazioni, e in questo caso dovrà essere apposta in modo obbligatorio per ogni fattura non cartacea che sia compilata ed inviata al destinatario.

Il formato della fattura elettronica

Bisogna anche sottolineare come la fattura elettronica non indichi semplicemente la creazione di un file PDF da inviare via email al destinatario.

Questa, infatti, dovrà essere compilata e realizzata con appositi programmi che dovranno rispettare le disposizioni di legge.

Lo stesso invio della fattura compilata elettronicamente dovrà avvenire per il tramite del Sistema di Interscambio, uno strumento che consentirà di controllare i dati contenuti nella fattura elettronica, e che terrà anche traccia dell’invio corretto della fattura stessa.

Il Sistema di Interscambio era già stato introdotto per le fatture elettroniche verso la Pubblica Amministrazione, ed ora, a partire dal 1° gennaio 2019, diventerà obbligatorio anche per quelle tra privati.

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