Come si conservano le fatture elettroniche

Le fatture elettroniche non dovranno solamente essere compilate, emesse ed inviate, ma sarà necessario anche seguire alcune regole per la loro conservazione. Conservare una fattura, infatti, consentirà sia a chi l’abbia emessa, sia a chi l’abbia ricevuta, di dimostrare l’avvenuta transazione, e di poter, quindi, giustificare un costo o un ricavo. Tuttavia, come si può ben immaginare, così come accade per le procedure per la creazione delle fatture elettroniche, anche per la loro conservazione possono residuare dei dubbi in merito ai passaggi che sarà necessario seguire. Ecco, quindi, che cosa fare per non ritrovarsi a violare la legge e per arrivare, invece, ad avere tutto in regola e sotto controllo.

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Le regole per la conservazione delle fatture elettroniche

In generale a livello legislativo, con riferimento alla conservazione delle fatture elettroniche, si potrà prendere in considerazione l’articolo 39 del DPR 633 del 1972. Nell’articolo si legge il testo seguente, con riferimento alla conservazione delle fatture elettroniche: Le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica, in conformità alle disposizioni del decreto del Ministro dell'economia e delle finanze adottato ai sensi dell'articolo 21, comma 5, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. Le fatture create in formato elettronico e quelle cartacee possono essere conservate elettronicamente. Ovviamente, l’articolo è stato modificato nel 2013, visto che nel 1972 era davvero impensabile la possibilità di garantire una conservazione elettronica di un documento. Si può capire, quindi, leggendo anche solo superficialmente l’articolo, come le fatture che siano state create con metodi elettronici, dovranno essere anche conservate con modalità elettronica, ma come ciò possa accadere anche per fatture che, originariamente, avessero un formato per così dire “analogico”, quindi cartaceo. Molti utenti potrebbero pensare che la conservazione elettronica delle fatture consista nella semplice memorizzazione del file all’interno del proprio computer, oppure in un altro tipo di dispositivo, come il cellulare o il tablet. La conservazione elettronica, quindi, dovrà seguire passaggi più complessi, che dovranno essere sempre rispettosi delle indicazioni di legge.

Come avviene la conservazione elettronica delle fatture

Assodato che la conservazione elettronica non debba avvenire semplicemente con la memorizzazione del file relativo alla fattura, ora è possibile vedere come fare. In particolare, si dovranno seguire le indicazioni del Codice Dell’Amministrazione Digitale. In esso si legge come la conservazione digitale dei documenti dovrà avvenire:

• Con modalità sicure e tracciabili;
• Individuando tutte le procedure per la creazione e l’archiviazione del documento;
• Avendo un luogo specifico nel quale poter conservare i documenti;
• Affidando a soggetti ben individuati il compito di vigilare sulla conservazione e sulla tutela della documentazione digitale.

Le regole, quindi, hanno come obiettivo sicuramente quello di garantire, soprattutto nel corso degli anni, che i documenti non vadano persi, che siano sempre leggibili e che questi possano essere esibiti tranquillamente. Allo stesso modo, si vuole evitare che le fatture elettroniche possano essere modificate da soggetti terzi senza un controllo. Per andare ancora più nello specifico, si  potranno qui vedere gli effettivi passaggi grazie ai quali arrivare alla conservazione digitale delle fatture elettroniche a norma di legge.

• Il formato delle fatture

Le fatture, per poter essere conservate, dovranno prima essere state emesse attraverso la creazione di un file in formato XML, l’unico ritenuto valido anche dall’Agenzia delle Entrate.

• La firma

Successivamente, sarà necessario aver apposto, come garanzia dell’autenticità della fattura digitale, la così detta firma elettronica qualificata su di essa. In questo modo si avrà sempre la certezza di una diretta riconducibilità della fattura al soggetto che l’abbia emessa.

• L’indicizzazione

Un altro elemento che sarà necessario sia al fine di poter ordinare le fatture, sia con l’obiettivo di ritrovarle facilmente, sarà l’indicizzazione delle stesse. Si utilizzeranno dati univoci, come il numero della fattura, la partita IVA e così via, e grazie a questi ogni fattura sarà ritenuta unica e non duplicata.

• La creazione del lotto

Successivamente, per poter conservare effettivamente la fattura sarà essenziale inserirla in un lotto di conservazione, che potrà raggruppare anche molte fatture contemporaneamente. Il lotto dovrà garantire l’ordine cronologico delle fatture e anche la loro continuità, in relazione al periodo di imposta che interessi.

• La chiusura corretta del lotto

Il lotto dovrà poi essere chiuso in modo corretto. Ognuno di essi dovrà essere marcato a livello temporale, e anche il lotto stesso dovrà recare la firma elettronica qualificata. La firma, in questo caso, sarà quella del Responsabile della Conservazione Sostitutiva. Questo soggetto potrà sia essere direttamente il contribuente, sia un terzo soggetto. Infatti, molte società offrono questo tipo di servizio  a chi ne abbia bisogno. Infine, si dovrà apporre sul lotto una marca temporale. Anche in questo caso, si potrà ottenere questa certificazione collegandosi ad un’autorità che consenta di ottenerla e che, quindi, possa garantire quella che sarà l’autenticità sia dei documenti sia del lotto da essi formato. Grazie alla marcatura, il lotto potrà essere chiuso, e si saprà che eventuali modifiche potranno essere realizzate solo se autorizzate.