Conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche
Conservazione sostitutiva
Giusy Pirosa

Grazie alle modifiche che interverranno per la realizzazione delle fatture elettroniche, sarà possibile vedere delle grosse variazioni anche dal punto di vista della conservazione delle fatture elettroniche.

Infatti, un tempo era sufficiente avere un archivio delle fatture stesse, mentre a partire dal 1° gennaio del 2019 anche il procedimento grazie al quale ritenere correttamente conservata la fattura sarà differente.

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Come si conserveranno le fatture elettroniche

In particolare, richiamando le disposizioni dell’articolo 39 del DPR 633 del 1972, anche la nuova normativa indica come chi emetta, ma anche chi riceva, una fattura elettronica sia obbligato alla sua conservazione a livello elettronico.

Tuttavia, molti potrebbero pensare che la conservazione elettronica di una fattura consista nel semplice salvataggio del documento all’interno del proprio computer, oppure del proprio cellulare.

Invece, in questi casi sarà fondamentale seguire le procedure previste dalla legge per la conservazione delle fatture, ed in particolare quelle indicate dal CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale.

Seguendo le procedure indicate dalla legge, in particolare, sarà possibile non perdere mai una fattura e anche:

  • Riuscire a leggerle anche quando saranno trascorsi molti anni;
  • Recuperare sempre il documento originale relativo alla fattura.

La conservazione elettronica delle fatture è un servizio che, già da oggi, viene fornito da moltissimi operatori, e a livello gratuito anche dall’Agenzia delle Entrate.

In particolare, l’Agenzia delle Entrate offre questo servizio per tutti i documenti che siano stati inviati per il tramite del Sistema di Interscambio.

Le procedure per la conservazione sostitutiva di una fattura

In particolare, ora possiamo vedere quelle che sono le procedure grazie alle quali si può arrivare alla conservazione sostitutiva di una fattura elettronica.

In primo luogo, sarà necessario aver compilato correttamente la fattura, e averla emessa in un formato che sia leggibile da parte di tutti quei sistemi che si occupano proprio della gestione delle fatture.

In questo caso, il formato accettato, ad esempio dal Sistema di Interscambio, sarà il formato XML.

Successivamente, sarà essenziale avere a disposizione anche la firma elettronica qualificata, grazie alla quale si potrà avere la certezza di chi abbia emesso la fattura, e si potrà dare valore al documento stesso.

La fattura, per poter essere conservata elettronicamente, dovrà essere stata indicizzata in modo corretto.

Per questo, sarà necessario servirsi di sistemi, ad esempio di programmi privati o anche di quelli forniti dall’Agenzia delle Entrate, che consentano di compilare in modo completo e anche legislativamente rilevante la fattura stessa.

I dati che consentono di ottenere l’indicizzazione sono costituiti, ad esempio, dal numero della fattura, dalla Partita IVA e così via.

Sempre per poter conservare in modo corretto la fattura elettronica sarà fondamentale la presenza di un lotto di conservazione.

Questo lotto potrà consentire di raggruppare tutto un insieme di fatture, ad esempio quelle che siano state emesse in un determinato mese o anno.

Grazie al lotto sarà possibile avere a disposizione delle informazioni sia in merito all’ordine cronologico di emissione delle fatture, sia avere anche una certa continuità per i diversi periodi di imposta.

Ad esempio, si avrà la sicurezza di non avere una fattura numero 6 senza aver emesso in modo preliminare le cinque fatture precedenti.

Il lotto, infine, dovrà subire dei processi grazie ai quali sarà garantito il rispetto delle disposizioni di legge.

Per questo:

  • Ogni lotto di conservazione dovrà essere marcato a livello temporale e firmato mediante l’utilizzo della firma elettronica qualificata;
  • Il marchio potrà essere apposto grazie ai servizi che siano offerti da un’autorità di certificazione, che garantirà tutti i dati temporali che saranno stati inseriti nel momento in cui sarà stata compilata la fattura elettronica.

In questo modo, quindi, si saprà che il lotto temporale di fatture non potrà essere oggetto di interventi esterni, non potrà essere modificato o alterato a causa di problemi e così via.

Dopo aver completato tutta questa serie di passaggi, sarà necessario conservare il lotto di fatture per 10 anni, così come previsto dalla normativa.

La figura del responsabile della conservazione sostitutiva

Proprio per garantire che la conservazione dei documenti sia stata effettuata, e continui ad essere effettuata, in modo da rispettare la legge, sarà fondamentale prevedere chi si occupi della vigilanza rispetto ai documenti stessi.

Per questo, all’interno della deliberazione del CNIPA 11 del 2004, confermata anche dall’Agenzia delle Entrate, si prevede l’istituzione della figura del responsabile della conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche.

In generale, si può indicare come questo responsabile sia il contribuente stesso, il quale, però, potrebbe sempre designare un soggetto terzo al fine di effettuare un controllo sulla corretta conservazione delle fatture elettroniche.

Ad esempio, qualora il contribuente fosse una persona giuridica, come può accadere per le aziende, per le associazioni e così via, sarà necessario nominare un responsabile della conservazione, il quale potrà essere sia un soggetto interno rispetto all’organizzazione, sia un terzo.

Bisogna anche chiarire come il responsabile della conservazione sostitutiva possa essere non solo una persona fisica, ma anche una persona giuridica, come accade per tanti enti e società che ormai offrono questo tipo di servizio.

Il responsabile della conservazione sostitutiva avrà dei compiti precisi, tra i quali si fanno rientrare sicuramente i seguenti:

  • Definire tutte le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione;
  • Organizzare i contenuti del sistema e gestirne le procedure di tracciabilità e sicurezza;
  • Archiviare alcune importanti informazioni, come la descrizione dei contenuti dei singoli documenti, le descrizione di chi si occupi della conservazione dei documenti e anche degli eventuali delegati, oltre all’indicazione delle copie di sicurezza e della loro allocazione;
  • Mantenere l’archivio relativo ai programmi per la gestione delle fatture;
  • Controllare il corretto funzionamento del sistema di conservazione e dei diversi programmi di gestione;
  • Descrivere e definire le procedure di sicurezza che consentiranno di rispettare le norme di legge per conservare, accedere e modificare il contenuto degli archivi;
  • Verificare con periodicità che i documenti conservati siano leggibili, prevedendone, in caso contrario, la sostituzione con altri. Questo tipo di controlli dovrà avvenire almeno ogni cinque anni.

Grazie a tutte queste procedure, sia per la compilazione sia per la conservazione della documentazione, sarà possibile sapere di essere in linea con le previsioni legislative riferite alla fatturazione elettronica.

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