Cosa fa il Sistema di Interscambio quando riceve una fattura?
Sistema di Interscambio
Giusy Pirosa

Il Sistema di Interscambio è lo strumento attraverso il quale dovranno sempre essere inviate le fatture elettroniche a partire dal 1° gennaio del 2019.

Non inviare una fattura attraverso questo sistema significa non averla inviata affatto, e questo potrebbe comportare delle ovvie conseguenze dal punto di vista fiscale.

Il Sistema di Interscambio svolge non solo la funzione di trasporto della fattura, ma si occuperà anche di eseguire alcuni importanti controlli, che serviranno sia al mittente sia al destinatario della fattura stessa.

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I controlli eseguiti dal Sistema di Interscambio

I controlli che vengono eseguiti dal Sistema di Interscambio sono di diverso tipo, e possono essere talmente complessi da dover richiedere anche qualche giorno per poter essere completati, questo soprattutto in relazione al numero di fatture emesse ed inviate.

In particolare, il Sistema di Interscambio realizzerà tutti i seguenti controlli:

  • Esso verificherà che siano presenti almeno quelle che sono le informazioni minime, e obbligatorie perché la fattura sia considerata corretta. Tra questi rientrano sicuramente tutti gli elementi per poter identificare il fornitore e il cliente, il numero della fattura, la data di emissione, la descrizione del bene o del servizio, l’imponibile, la percentuale e l’IVA applicata;
  • Il Sistema controllerà anche che i valori della Partita IVA di chi abbia emesso la fattura, e anche quelli della Partita IVA, o del Codice Fiscale, del destinatario, siano corretti. Questi, infatti, dovranno essere presenti in Anagrafe Tributaria;
  • Esso controllerà che sia stato inserito anche l’indirizzo telematico al quale consegnare il file. Questo dovrà essere specificato nel campo del Codice Destinatario;
  • Il sistema verificherà che vi sia coerenza tra quelli che sono i valori dell’imponibile, dell’aliquota applicata, e anche dell’IVA prevista;
  • Esso verificherà, nelle fatture che lo richiedano, anche che la firma elettronica sia stata apposta correttamente e con il relativo certificato di firma.

Infatti, si prevede la possibilità, per le fatture che siano state inviate ai privati, di evitare a volte l’apposizione della firma digitale.

L’esito dei controlli eseguiti dal Sistema di Interscambio

Il Sistema di Interscambio eseguirà dei controlli specifici, il cui esito potrà essere positivo o negativo.

Capire come esso si comporti nelle diverse situazioni, consentirà anche di non farsi trovare impreparati qualora qualche dettaglio non dovesse essere corretto.

  • La fattura non corretta

Il controllo del Sistema di Interscambio potrebbe non andare a buon fine, in quanto la fattura potrebbe non essere del tutto corretta.

In questo caso, il Sistema si occuperà di scartare la fattura e di inviare al mittente quella che si chiama ricevuta di scarto. 

Nella ricevuta di scarto verrà anche indicato il codice e la descrizione sintetica relativa al motivo per il quale la fattura dovrebbe essere compilata da capo

La ricevuta di scarto verrà restituita all’indirizzo di Posta Elettronica Certificata, oppure al canale prescelto, che sia stato utilizzato per l’invio della fattura stessa.

Allo stesso modo, la ricevuta di scarto verrà messa a disposizione nell’area Consultazione e Monitoraggio dei File trasmessi, che si trova all’interno del portale Fatture e Corrispettivi dell’Agenzia delle Entrate.

Nel caso in cui la fattura sia stata scartata, sarà necessario correggere l’errore che abbia determinato il problema, ed inviare nuovamente il file.

  • La fattura corretta

Nel caso in cui la fattura sia stata compilata correttamente, saranno possibili diversi scenari.

In primo luogo, la fattura potrà essere consegnata al destinatario, e in questo caso chi l’abbia inviata potrà ottenere una ricevuta di consegna.

In questa ricevuta saranno indicate l’ora e la data nella quale sia avvenuta la consegna della fattura.

Allo stesso modo, sempre all’interno della ricevuta saranno riportati i dati riferiti al file che costituisca la fattura, come il nome che sarà stato assegnato al file stesso, oltre ad un numero automatico che sarà stato assegnato direttamente dal Sistema di Interscambio.

Inoltre, sarà possibile avere un duplicato della fattura, sia per il mittente sia per il destinatario, all’interno dell’area di Consultazione Dati ai fini IVA presente sempre nel portale Fatture e Corrispettivi.

Tuttavia, potrebbe anche accadere che la fattura, anche se corretta, non possa essere consegnata al destinatario.

Questo potrebbe essere un scenario comune nel caso in cui la casella di posta certificata del destinatario non sia attiva, oppure sia piena.

In questi casi, il Sistema di Interscambio si occuperà di inviare al mittente una ricevuta nella quale si indicherà l’impossibilità di consegna del file, con indicazione sempre della data e dell’ora di tentata consegna.

La fattura sarà comunque disponibile per la consultazione all’interno dell’area di Consultazione dati rilevanti ai fini IVA di entrambe le parti.

La fattura che abbia subito questo tipo di trattamento si considererà emessa da parte del fornitore, ma non ricevuta, dal punto di vista fiscale, da parte del cliente.

Per questo motivo, il fornitore dovrà sempre avvisare il cliente della presenza di una fattura all’interno dell’area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate, indicando, insieme, l’impossibilità di consegnare al destinatario la fattura stessa.

Per poter capire, quindi, quali siano le fatture che siano state correttamente inviate e ricevute sarà possibile fare una valutazione utilizzando i simboli presenti nell’area riservata di Consultazione dei dati rilevanti ai fini IVA.

Per le fatture consegnate, e corredate dalla relativa ricevuta, ci sarà un simbolo verde di spunta, che indicherà, quindi, che tutta la procedura sarà andata a buon fine.

Invece, nel caso in cui la fattura non sia stata consegnata, ad esempio perché la PEC del destinatario risultasse piena, oppure per delle difficoltà di contatto rispetto al server del sistema elettronico di consegna, si potrà notare la presenza di un simbolo rosso a forma di triangolo.

Esso indicherà l’emissione di una ricevuta di impossibilità di consegna.

Le fatture così contrassegnate, comunque, potranno sempre essere consultate direttamente sul portale già citato sia da parte del mittente sia da parte del destinatario.

Si ricorda che, nei casi di mancata consegna determinati da problemi nella casella di posta o legati al server, si valuterà come detraibile la fattura solo nel momento in cui il documento sia stato visualizzato, oppure sia stato scaricato da parte del destinatario.

Questo perché, solo questa operazione indicherà l’avvenuta visualizzazione del documento.

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