Cos’è la fatturazione elettronica e che differenze ci sono con la fattura di carta
Fatturazione elettronica
Giusy Pirosa

Con l’avvicinarsi del 1° gennaio del 2019 si parla sempre di più della fatturazione elettronica e ci si domanda in quale modo sia necessario adeguarsi alla normativa di nuova adozione.

Chiarire, quindi, i punti fondamentali relativi alla fatturazione elettronica sarà necessario soprattutto per coloro che, nel termine di pochi mesi, dovranno iniziare ad utilizzare il nuovo sistema per inviare il riepilogo delle spese ai propri clienti.

Il miglior software per la fatturazione elettronica

Fattura24
Fattura24GRATIS fino a 15 fatture!
PROVALO GRATIS

Cos’è la fatturazione elettronica?

Con l’espressione “fatturazione elettronica” si vuole fare riferimento all’emanazione, per ogni tipo di transazione tra privati, di un documento che non verrà più compilato in forma cartacea, ma che dovrà essere implementato utilizzando specifici programmi, spesso gratuiti, che si dovranno installare sul proprio computer oppure su smartphone o tablet.

La fatturazione elettronica obbligatoria diventerà tale a partire dal 1° gennaio del 2019 e riguarderà, diversamente rispetto a quanto accadeva fino ad oggi, non solo i rapporti con la Pubblica Amministrazione, ma anche quelli tra soggetti privati e tra professionisti.

Con il sistema di fatturazione elettronica sarà possibile, quindi, non solo avere le fatture realizzate con un sistema innovativo, ma anche accedere ad un nuovo modello per la loro conservazione e anche per l’invio al cliente.

Le specifiche caratteristiche della fattura elettronica

Molti possono pensare che la fattura elettronica sia un semplice file, magari PDF, allegato alla propria email ed inviato al cliente.

In realtà, la fattura elettronica dovrà essere realizzata proprio con un linguaggio apposito, quello che si chiama XML.

Per farlo dovrete, quindi, davvero avere a disposizione i software che vengono, ad esempio, consigliati dall’Agenzia delle Entrate a tale scopo.

Per alcuni la fatturazione elettronica non è una novità in assoluto, in quanto essa era già stata introdotta come obbligo nel caso di rapporti con la Pubblica Amministrazione, e anche per alcune prestazioni, come gli acquisti di carburante e le transazioni effettuate attraverso l’uso delle carte di credito e dei bancomat.

La fatturazione elettronica e l’interscambio digitale

Un altro elemento che caratterizza sicuramente la fattura elettronica è costituito dal Sistema di Interscambio che è stato messo a punto dall’Agenzia delle Entrate.

Infatti, questo, che si chiama anche SDI, consentirà di inviare la fattura elettronica utilizzando un “percorso” standard che non darà adito a dubbi e a mancanze.

Tutti i passaggi, quindi, dell’invio della fattura elettronica saranno tracciabili e questo consentirà anche di avere una conferma di consegna delle fatture al destinatario.

Le differenze tra la fattura elettronica e quella cartacea

A questo punto, si possono esaminare nel dettaglio le differenze che intercorrono concretamente tra la fattura elettronica e quella cartacea.

La compilazione della fattura elettronica

Si può iniziare proprio dalla compilazione della fattura elettronica, che seguirà un iter molto simile a quello classico, ma con alcune specifiche.

La fattura elettronica si compilerà con i dati del mittente e del destinatario, e verrà creato un file XML  che dovrà essere inviato attraverso il sistema di interscambio.

Una differenza fondamentale rispetto al sistema precedente sarà costituita dai dati che potranno consentire di individuare la persona destinataria del messaggio.

Nello specifico:

  • Per la Pubblica Amministrazione ogni ufficio sarà identificato con un codice univoco, che sarà di 6 caratteri e che dovrà essere inserito nella fattura;
  • Per i privati e i professionisti si potrà usare il Codice Fiscale o la Partita Iva. La fattura potrà, poi, essere “ritrovata” all’interno del proprio cassetto fiscale nel sito dell’Agenzia delle Entrate.

Alcuni professionisti potranno avere un codice identificativo, in questo caso si utilizzerà questo elemento per capire chi sia il destinatario del documento.

La firma digitale

Un’altra differenza rispetto alla fatturazione cartacea sarà costituita dalla firma digitale.

Se, infatti, originariamente si firmavano le fatture, questo passaggio dovrà essere garantito anche per la fattura elettronica.

In molti casi i professionisti hanno già la propria firma digitale, ma i software che si occuperanno di gestire la fatturazione avranno spesso anche questa importante componente.

L’invio e la ricezione della fattura elettronica

Diversamente rispetto alla fattura cartacea, il professionista, o l’Ente, che emettano una fattura elettronica dovranno inviare la stessa mediante il Sistema di Interscambio.

Questo gestirà anche i controlli riferiti alla genuinità dei dati del destinatario e del mittente, e restituirà a chi abbia inviato il documento una ricevuta capace di confermare come il documento sia stato, appunto, inviato correttamente e ricevuto senza problemi.

La conservazione delle fatture

Anche le fatture elettroniche dovranno essere oggetto di conservazione, e secondo la legge questa dovrà avvenire per 10 anni dal momento in cui essa sia stata emessa.

Nel Sistema di Interscambio si ha già una conservazione ai fini fiscali, ma sarà necessario conservare le fatture elettroniche anche per quelli che sono i fini civilistici.

Per adempiere a questo obbligo di legge sarà necessario utilizzare i servizi che vengono offerti da molti software che già gestiscono la fatturazione elettronica e la sua emissione nel formato corretto.

Non si può, invece, parlare di vera e propria conservazione sostitutiva delle fatture nel caso in cui ci si limiti a salvare le stesse sul proprio computer.

In conclusione: le differenze tra la fatturazione elettronica e quella cartacea

Come si è potuto notare, la fatturazione elettronica avrà delle caratteristiche ben precise, che la potranno distinguere da quella cartacea.

Riassumendo, le maggiori differenze tra i due sistemi di fatturazione saranno:

  • Il supporto: la fattura elettronica dovrà essere emessa utilizzando programmi che vi consentiranno di realizzare un documento nel formato standard XML e non con il classico PDF;
  • L’invio: non dovrà avvenire tramite semplice email, ma attraverso il Sistema di Interscambio;
  • La ricezione: questa sarà confermata grazie alla ricevuta che verrà rilasciata sempre dal Sistema di Interscambio;
  • La firma: essa dovrà essere apposta come vera e propria firma digitale, sempre utilizzando appositi programmi;
  • La conservazione: questa dovrà avvenire per 10 anni e dovrà essere effettuata utilizzando un sistema certificato, e non semplicemente attraverso il salvataggio del documento sul proprio computer o su un altro dispositivo;
  • I controlli: questi potranno avvenire già durante l’invio della fattura, grazie all’utilizzo del Sistema di Interscambio che, ad esempio, valuterà i dati fiscali di mittente e destinatario.
Fattura24

Fatturazione elettronica GRATUITA per tutti i piani di abbonamento

Il miglior software per le tue fatture online. Scarica l’App e lavora ovunque e con qualsiasi dispositivo!

SCOPRI DI PIÙ

Resta aggiornato su questo argomento

Solo contenuti utili. Niente spam.

You May Also Like

Come si riceve una fattura elettronica dal Sistema di Interscambio?

È ormai noto che, a partire dal 1° gennaio del 2019, l’unico…

Cosa fa il Sistema di Interscambio quando riceve una fattura?

Il Sistema di Interscambio è lo strumento attraverso il quale dovranno sempre…

Come si conservano le fatture elettroniche

Le fatture elettroniche non dovranno solamente essere compilate, emesse ed inviate, ma…

Come firmare digitalmente la fattura elettronica e inviarla

La fattura digitale diventerà obbligatoria in ogni tipo di transazione, anche tra…

Come si invia una fattura elettronica al cliente

Dal 1° gennaio del 2019 sarà necessario adeguarsi al sistema di fatturazione…