Come firmare digitalmente la fattura elettronica e inviarla
Fattura elettronica
Giusy Pirosa

La fattura digitale diventerà obbligatoria in ogni tipo di transazione, anche tra privati, a partire dal 1° gennaio del 2019.

Questo obbligo non si limita alla compilazione della fattura, ma anche a tutti quegli elementi che ne costituiscono un po’ il “contorno”.

Tra questi rientra sicuramente la firma elettronica, un elemento che era già stato introdotto per altri tipi di documenti, ma che ora diventerà perentoria anche per la fattura di tipo elettronico.

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Che cos’è la firma elettronica

Prima di proseguire, sarà necessario definire che cosa sia la firma elettronica. A livello legislativo, essa può essere definita come un insieme di dati, raccolti e gestiti sempre in forma elettronica, che possono essere usati come metodo grazie al quale identificare una persona o un Ente.

Per poter firmare, però, un documento come quello della fattura elettronica, sarà necessario un passaggio in più, quello della firma elettronica qualificata.

Essa è una firma che viene ottenuta sempre utilizzando una particolare procedura informatica. Anche in questo caso, la firma consente di identificare in modo univoco la persona che abbia firmato il documento, ma esistono elementi ulteriori che vanno anche a proteggere chi abbia apposto la firma.

Nel caso della firma qualificata, infatti, il firmatario ha potuto creare la firma utilizzando dei mezzi sui quali esso potrà continuare ad esercitare un controllo esclusivo.

Allo stesso modo, anche i dati che si riferiscono alla firma qualificata saranno controllabili da parte del firmatario: quindi esso potrà controllare che essi non siano stati oggetto di modifica da parte dei terzi.

Questa, quindi, è una forma di firma sicura, e va a rispettare le indicazioni della Direttiva europea 93 del 1999 e delle disposizioni successive.

Grazie a queste sue caratteristiche, la firma qualificata può corrispondere alla così detta Qualified Electronic Signature, che viene anche chiamata ETSI.

Per poter rispettare, perciò, quanto è stato stabilito anche per la nuova fattura elettronica, sarà necessario avere a disposizione un sistema per apporre la firma qualificata, in quanto essa consente di garantire:

  • La veridicità e l’integrità di tutte le informazioni contenute nel documento;
  • L’univocità e l’autenticità della persona che avrà emesso la fattura.

Come ottenere la firma elettronica qualificata

Sempre per continuare nell’esame delle modalità con le quali si può firmare ed inviare una fattura elettronica, sarà necessario ora capire come ottenere questa firma qualificata.

In particolare, per avere questo servizio bisognerà rivolgersi ad enti e società che consentano di ottenere la qualifica, e che siano riconosciuti dall’Agenzia per l’Italia Digitale, che ha creato per essi un apposito elenco.

I tipi di firma ammessi dal Sistema di Interscambio

Per inviare la fattura elettronica sarà necessario utilizzare il Sistema di Interscambio.

Questo ammette alcuni particolari formati di firma qualificata, che comprendono i seguenti:

  • CAdES-BES   (CMS Advanced Electronic Signatures);
  • XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures).

Ovviamente, non dovrete essere voi a preoccuparvi tanto del formato della firma, quanto di scegliere il giusto ente che possa consentirvi di acquisire questo importante parametro.

La firma, tra le altre cose, dovrà riguardare tutti i documenti che verranno inviati tramite il Sistema di Interscambio.

Non varrà la firma elettronica apposta su un unico file.

L’invio della fattura elettronica

A questo punto si può vedere come inviare la fattura elettronica a livello concreto.

Esistono diversi software che potrete utilizzare per effettuare questa operazione: questi programmi vi richiederanno una registrazione e l’inserimento, quindi, di tutti i dati relativi a voi oppure alla vostra azienda.

La stessa cosa potrà essere fatta registrandosi al sito dell’Agenzia delle Entrate e inserendo tutti i propri dati, allo scopo di creare un profilo per utilizzare successivamente il Sistema di Interscambio.

Grazie ai programmi già citati, oppure al servizio offerto dall’Agenzia delle Entrate, potrete elaborare la fattura elettronica e, successivamente, potrete salvarla direttamente su un supporto, che potrà essere il vostro computer ma anche un dispositivo mobile, come il cellulare oppure il tablet.

Il salvataggio della fattura dovrà avvenire sempre nello specifico formato XML, l’unico che viene accettato da parte del Sistema di Interscambio.

Dopo aver salvato il file, su questo dovrà essere apposta la firma digitale. Anche in questo caso, come abbiamo già visto, sarà necessario avere a disposizione una firma e anche un software per poter eseguire questa particolare operazione.

Grazie all’apposizione della firma, il vostro file sarà pronto per poter essere inviato al destinatario.

L’invio potrà avvenire sfruttando direttamente il servizio messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, oppure sempre per il tramite del software che abbiate scelto di utilizzare fin dall’inizio.

A seguito della trasmissione del file, il mittente potrà ricevere la conferma dell’invio.

In questa conferma saranno inseriti alcuni dati, come la data, l’ora e il codice identificativo del documento.

Grazie proprio a questo sistema di invio il mittente avrà anche la possibilità di monitorare il ricevimento della fattura elettronica da parte del destinatario, e di averne anche una prova, costituita proprio dalla ricevuta.

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