Ricezione e registrazione della fattura elettronica
Fattura elettronica
Giusy Pirosa

La fattura elettronica è un documento destinato ad essere inviato ad un soggetto, che potrà essere una persona fisica oppure giuridica, e che potrà essere un semplice privato cittadino, oppure un professionista.

Proprio per questa sua caratteristica, sarà necessario capire che cosa bisognerà fare per poter ricevere, e successivamente registrare, la fattura elettronica.

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Registrare l’indirizzo telematico

Ancor prima di ricevere la vostra fattura elettronica, dovreste cominciare a registrare il vostro indirizzo telematico, sempre utilizzando l’Agenzia delle Entrate e i servizi da essa messi a disposizione.

Per effettuare questa registrazione dovrete cominciare a recarvi all’interno del vostro portale Fatture e Corrispettivi sempre all’interno del sito dell’Agenzia delle Entrate.

Questo potrà essere fatto soprattutto dai professionisti, i quali potranno collegare al proprio indirizzo PEC, o al codice destinatario, la Partita IVA che avessero già in origine.

Per i privati cittadini, invece, la fattura elettronica dovrà essere inviata utilizzando altre modalità, come accade, ad esempio, nel caso della semplice casella PEC.

Come ricevere la fattura elettronica

Dopo aver visto i procedimenti che si potranno seguire in modo preliminare, qualora si sia titolari di una partita IVA, ora sarà possibile anche esaminare in generale le procedure che consentiranno a tutti di ricevere la fattura elettronica.

La fattura elettronica per i privati cittadini

I cittadini potranno ricevere la fattura elettronica utilizzando la propria casella di posta certificata, detta anche PEC.

Questo procedimento sarà adatto a tutti coloro che non vogliano registrarsi a servizi particolari, oppure effettuare la registrazione al sito dell’Agenzia delle Entrate, e può essere un’ottima soluzione in tutte le situazioni in cui non si ricevano continuamente fatture elettroniche.

Per i professionisti, le aziende e gli Enti, invece, si dovranno utilizzare sistemi differenti.

Ricevere la fattura elettronica tramite un software privato

Per i professionisti, le aziende e gli enti che vogliano ricevere in modo immediato le proprie fatture elettroniche e che, tra l’altro, abbiano molti rapporti commerciali sarà adatto l’utilizzo di un software privato.

Questo consentirà la ricezione del file XML tramite un HUB, ma per consentire questa procedura, sarà necessario comunicare al mittente della fattura il proprio codice destinatario.

Il codice dovrà essere inserito nel file della fattura elettronica per consentire un’identificazione univoca della persona, o dell’azienda, che debba ricevere i dati.

Così, potranno avvenire anche in controlli automatici che vengono operati da parte del Sistema di Interscambio.

Il Codice sarà rilasciato direttamente da chi vi fornirà il software, e questo consentirà al titolare di una partita IVA, o ad un’azienda, di comunicare solo più il codice per ricevere senza indugio la fattura.

Grazie a questa procedura, tutti i file che abbiano formato XML potranno essere immediatamente inviati al software che si occuperà della gestione delle fatture.

La ricezione delle fatture tramite la PEC

Anche i professionisti possono ricevere le fatture elettroniche mediante l’uso della Posta Elettronica Certificata.

In questo caso, per rendere possibile l’arrivo delle fatture, sarà necessario:

  • Aprire una casella di PEC che sia gestita da un soggetto che sia iscritto all’interno del registro realizzato dall’AGID;
  • Comunicare a chi emetterà la fattura il proprio indirizzo di PEC.

Quindi, chi si occuperà di emettere la fattura, non dovrà solo indicare i dati del destinatario, ma anche l’indirizzo PEC di quest’ultimo.

Qualora questo procedimento di invio dovesse andare del tutto a buon fine, il Sistema di Interscambio si occuperà di inviare una ricevuta di avvenuta consegna.

Questa prima ricevuta verrà inviata al gestore della PEC che, a sua volta, si occuperà di inviarla al soggetto che abbia emesso la fattura.

Come ricevere la fattura usando il sito dell’Agenzia delle Entrate

Un’ultima modalità con la quale sarà possibile ricevere le fatture elettroniche sarà quella che vedrà l’uso dei servizi messi gratuitamente a disposizione dell’Agenzia delle Entrate.

Abbiamo già indicato come sia necessario, in questi casi, registrarsi primariamente al portale Fatture e Corrispettivi.

Attraverso questo portale sarà anche possibile ricevere le fatture e poterle scaricare.

La conservazione delle fatture elettroniche

Una fattura non dovrà solamente essere ricevuta, ma anche correttamente conservata e registrata.

A livello contabile non ci saranno problemi: la fattura elettronica potrà essere contabilizzata come tutte le altre fatture, ma per la conservazione dovranno essere osservate regole particolari.

All’interno della Legge di Bilancio del 2018, ed in particolare all’articolo 1 comma 909 lettera a), si prevede come le fatture che siano trasmesse tramite il sistema di interscambio debbano essere conservate seguendo le disposizioni che regolano la gestione dei documenti informatici.

Per le fatture elettroniche, dopo alcune interpretazioni e consultazioni, si è arrivati ad alcune conclusioni.

In primo luogo, il servizio che verrà offerto dall’Agenzia delle Entrate, o da un altro tipo di provider, potrà assolvere quelle che sono le funzioni sia fiscali sia civilistiche per la conservazione delle fatture.

In secondo luogo, l’Agenzia delle Entrate ha anche sottolineato come la conservazione delle fatture elettroniche non avvenga in automatico, cioè non sia garantita semplicemente dal fatto di averle ricevute a livello telematico.

Questa conservazione, invece, potrà essere garantita solamente se l’intermediario (ad esempio, chi fornisca un software per la gestione delle fatture elettroniche e per il loro invio tramite Sistema di Interscambio) abbia aderito in modo esplicito ai protocolli sempre previsti dall’Agenzia delle Entrate.

Quindi, un professionista potrà:

  • Decidere di aderire semplicemente ai protocolli dell’Agenzia delle Entrate, anche per la conservazione delle Fatture elettroniche;
  • Optare per l’utilizzo di software realizzati da terzi. In questo caso, per la conservazione delle fatture dovrà controllare che l’intermediario abbia aderito ai protocolli dell’Agenzia e dovrà fornire al gestore la delega per la conservazione delle fatture stesse

Si può dire, quindi, che una fattura elettronica non si considererà conservata correttamente nel caso in cui, ad esempio, ci si limiti a salvare il file XML sul proprio computer, ma dovrà trovare un’allocazione ufficiale, sia questa presso l’Agenzia delle Entrate, oppure in un’altra “posizione” virtuale che sia concessa da chi abbia sviluppato il programma di gestione per le fatture.

Infine, si deve anche specificare come la fattura elettronica dovrà essere conservata per 10 anni, periodo nel quale sia i professionisti, sia i contribuenti, potranno essere sottoposti a controlli fiscali.

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